מתנות לחג לעובדים - איך בוחרים מתנה שלא נזרקת

מנהלת משאבי אנוש בחברה של 60 עובדים פותחת קובץ אקסל בסוף אוקטובר. יש לה 150 שקל לעובד, שבועיים עד החלוקה ורשימה של ארבעה ספקים שכולם שלחו את אותה הצעה: ערכת יין, סט כוסות או מארז שוקולד עם לוגו. היא כבר יודעת מה יקרה - חצי מהמארזים יישארו על השולחנות בסוף היום. מתנה ארגונית נמדדת לפי שיעור השימוש בה חודש אחרי החלוקה, לא לפי המחיר ולא לפי גודל האריזה - וזה המדד היחיד שמפריד בין מתנה שמייצרת רגש טוב לבין הוצאה שנרשמת בספרים ולא מייצרת כלום.

הכשל הזה חוזר במתנות לחג לעובדים בכל עונה, והסיבה מבנית: מתנות ארגוניות נבחרות לפי מה שנוח להזמין בכמות, לא לפי מה שאדם אחד ירצה להשאיר אצלו. פריט מתכלה נגמר, פריט גנרי מועבר הלאה, ופריט עם לוגו גדול מדי הופך לפריט קד"מ שאף אחד לא לוקח הביתה.

הסקירה כאן מיועדת למי שמזמין בין 10 ל-200 יחידות ומחפש להבין שלושה דברים: מה כל טווח תקציב באמת פותח, מתי כדאי למתג ומתי עדיף לחרוט שם פרטי, ומה צריך לתאם מראש כדי לעמוד בתאריך.

למה רוב מתנות החג לא שורדות את החודש הראשון

שלוש סיבות מסבירות כמעט את כל המקרים. הראשונה היא שהפריט מתכלה - מארז מזון או בקבוק נגמר תוך שבועיים ולא משאיר עקבות. השנייה היא שהפריט גנרי לחלוטין, כלומר אין בו שום דבר שקושר אותו לעובד המסוים שקיבל אותו. השלישית היא מיתוג אגרסיבי: לוגו גדול על החזית הופך את המתנה לשלט פרסום, וזו הסיבה שהיא נשארת במגירה במשרד ולא נוסעת הביתה.

הפתרון לשלושתן זהה ופשוט: פריט שאינו מתכלה, שיש בו שימוש יומיומי, ושנושא את שם העובד ולא את שם החברה. פריט כזה עובר את מבחן החודש הראשון בשיעור גבוה בהרבה, כי הוא מתפקד כחפץ אישי ולא כפריט חברה.

הנקודה הכלכלית שנובעת מכך: בתקציב זהה, פריט אחד שנשאר בשימוש שווה יותר מארבעה פריטים שנעלמים. בקטגוריית מתנות לעובדים יש 169 פריטים בטווח 79 עד 1,890 שקל, והמחיר החציוני עומד על 159 שקל - כלומר טווח התקציב הארגוני הנפוץ מכסה את מרכז הקטלוג ולא את הקצה הזול שלו.

שלוש רמות של התאמה אישית

ללא מיתוג

הפריט מגיע כפי שהוא, באריזת מתנה. זו האפשרות המהירה ביותר לביצוע והיא מתאימה כשהזמן קצר או כשהכמות גדולה מאוד. החיסרון הוא שאין שום דבר שמקשר את המתנה לארגון או לעובד, ולכן היא נשענת לגמרי על איכות הפריט עצמו.

חריטת שם העובד

זו האפשרות עם שיעור השימור הגבוה ביותר. שם פרטי חרוט על ארנק, על עט או על מחזיק מפתחות הופך פריט מדף לפריט אישי, והוא נלקח הביתה כמעט תמיד. החיסרון היחיד הוא לוגיסטי: צריך רשימת שמות מדויקת עם איות מאומת, וצריך זמן ביצוע ארוך יותר מהזמנה זהה ללא חריטה.

מיתוג לוגו החברה

מתאים בעיקר למתנות ללקוחות ולכנסים, פחות למתנות לעובדים. לוגו על פריט שהעובד אמור לקחת הביתה מוריד את הסיכוי שזה יקרה. הכלל המעשי: לוגו קטן על צד פנימי או על תחתית הפריט עובד, לוגו גדול על החזית לא.

הרמה	זמן ביצוע	מתאים ל	הסיכון
ללא מיתוג	הקצר ביותר	כמויות גדולות, לוח זמנים דחוק	פריט שלא מייצר חיבור
חריטת שם	ארוך יותר, דורש רשימת שמות	מתנות לעובדים, סיום תפקיד	טעויות איות בקובץ
לוגו חברה	ארוך, דורש קובץ איכותי	מתנות ללקוחות, כנסים, קד"מ	פריט שנשאר במשרד

מתנות לחג לעובדים - מה כל טווח תקציב פותח

תקציב לעובד	מה נמצא בטווח	הערה
79 - 119 שקל	פריטים קטנים לשולחן, מחזיקי מפתחות עור, פריטי משרד	הרבעון התחתון של הקטגוריה
120 - 200 שקל	מרכז הכובד - פריטי משרד מעוצבים, אביזרים אישיים	סביב החציון של 159 שקל
200 - 400 שקל	ארנק עור, עט, פריט לשולחן ברמה גבוהה	מתאים למתנת סוף שנה או לצוות מצומצם
400 שקל ומעלה	פריט מרכזי אחד - שעון, עט יוקרתי, פריט אספנות	מתנת סיום תפקיד או הוקרה נקודתית

השורה השנייה היא זו שבה נמצאים רוב הארגונים שמזמינים מתנות לחג לעובדים. מה שכדאי לדעת עליה: בטווח 120 עד 200 שקל אפשר לבחור בין פריט אחד טוב לבין שני פריטים בינוניים, וההעדפה צריכה להיות תמיד לפריט אחד. שני פריטים בינוניים באותו מארז נתפסים כמארז, ומארז נתפס כמתכלה.

בקטגוריית מתנות לשולחן משרדי יש 164 פריטים בטווח 39 עד 920 שקל, והיא הקטגוריה הישירה ביותר לתקציב הזה - פריט שיושב על שולחן העבודה נראה כל יום גם על ידי העובד וגם על ידי הסובבים אותו.

מתנות לחג לעובדים לפי עונה

חגי תשרי הם עונת המתנות הארגונית הגדולה בישראל, והלחץ בה גבוה גם על הארגונים וגם על הספקים. הזמנה שנסגרת באוגוסט מקבלת מלאי מלא וזמני ביצוע נוחים, הזמנה שנסגרת שבועיים לפני החג מקבלת את מה שנשאר.

פסח הוא העונה השנייה בגודלה, והיא מתאימה במיוחד לפריטים לבית ולא לפריטים למשרד - זו תקופת חופשה משפחתית, ומתנה שהעובד לוקח הביתה מתאימה לרוח התקופה יותר מפריט לשולחן העבודה.

סוף שנה אזרחית מתאים למתנות הוקרה ממוקדות יותר מאשר לחלוקה רוחבית. זו העונה שבה פריט אחד ברמה גבוהה לצוות מצומצם עובד טוב יותר מפריט אחיד לכולם.

מתנות לעובדים מול מתנות ללקוחות

ההבדל בין השתיים הוא לא ההבדל במחיר אלא ההבדל במטרה, ומכאן נגזרת כל הבחירה.

מתנה לעובד אמורה להגיע הביתה. לכן היא אישית, נושאת שם ולא לוגו, ונבחרת לפי שימוש יומיומי. מתנה ללקוח אמורה להישאר גלויה במשרד שלו ולהזכיר את הארגון. לכן היא יכולה לשאת לוגו קטן, והיא נבחרת לפי נוכחות על שולחן ולא לפי שימוש אישי.

בקטגוריית מתנות ללקוחות יש 121 פריטים בטווח 29 עד 920 שקל. שימו לב שהטווח התחתון שם נמוך יותר מבקטגוריית העובדים - מתנת לקוח נפוצה יותר בכמויות גדולות ובערך יחידה נמוך.

מה לתאם מראש

הזמנה ארגונית נופלת כמעט תמיד על לוגיסטיקה ולא על בחירת הפריט. חמש הנקודות שכדאי לסגור לפני שמאשרים:

• כמות סופית ומרווח - כדאי להזמין מספר יחידות מעבר לרשימה, לעובדים חדשים ולפריט שנפגם
• רשימת שמות מאומתת - כשחורטים שם, האיות נלקח מהקובץ כפי שהוא. טעות בקובץ הופכת לטעות על הפריט
• תאריך החלוקה בפועל - לא תאריך החג, אלא היום שבו המתנות צריכות להיות במשרד
• אריזה - האם כל פריט מגיע ארוז בנפרד או שהאריזה נעשית במשרד. אריזת מתנה מוכנה חוסכת שעות עבודה ביום החלוקה
• פיצול משלוחים - ארגון עם כמה אתרים צריך לסגור מראש כמה יחידות לכל כתובת

לפריטים שנושאים חריטה, עמוד החריטה מרכז את סוגי החומרים שמקבלים חריטה ואת מה שכדאי לדעת על שטח הכיתוב לפני שמכינים את קובץ השמות.

עובדים שעובדים מרחוק

ארגון שחלק מהעובדים בו לא מגיעים למשרד מתמודד עם בעיה שלא הייתה קיימת לפני כמה שנים: מתנה שמחכה על שולחן ריק היא מתנה שלא נמסרה. שתי גישות עובדות כאן, וההבדל ביניהן הוא בעיקר תקציבי.

הראשונה היא משלוח ישיר לכתובת הבית של כל עובד. היתרון הוא שהמתנה מגיעה ליעד ומגיעה לרוב מול בני המשפחה, מה שמגדיל את האפקט. החיסרון הוא עלות משלוח פר יחידה, שבהזמנה של 60 עובדים היא סעיף בפני עצמו, ובנוסף צריך לאסוף כתובות פרטיות ולוודא אותן.

השנייה היא ריכוז המשלוח למשרד עם חלוקה ביום נוכחות מרוכז. זה זול יותר, אבל דורש לתאם תאריך ולהחזיק את המתנות במקום. בשתי הגישות, פריט עם שם חרוט מחייב סדר קפדני יותר - חלוקה שגויה של פריטים אישיים בולטת הרבה יותר מחלוקה שגויה של פריטים זהים.

מה כדאי לבדוק מול הנהלת החשבונות

מתנה לעובד נחשבת בישראל לטובת הנאה, ויש כללי מיסוי שנוגעים לשווי המתנה ולאופן הרישום שלה. הפרטים משתנים בין סוגי אירועים ובין שנות מס, ולכן זו נקודה שמתברר מול הנהלת החשבונות או רואה החשבון של הארגון לפני שסוגרים את התקציב, ולא אחרי.

מה שכדאי להביא לשיחה הזו: המחיר ליחידה, מספר העובדים, סוג האירוע והאם המתנה אישית או אחידה. שיחה של עשר דקות בשלב התכנון חוסכת תיקון רטרואקטיבי בתלוש, וזו אחת הסיבות שהזמנה שנסגרת מוקדם עדיפה על הזמנה שנסגרת בלחץ.

שש טעויות שחוזרות בהזמנה ארגונית

1. לבחור פריט מתכלה - מארז מזון או בקבוק נגמר תוך שבועיים ולא משאיר כלום מאחוריו
2. למתג בגדול - לוגו על החזית הופך מתנה לפריט פרסום שלא נוסע הביתה
3. להזמין מאוחר - בעונת תשרי, שבועיים לפני החג מגבילים את הבחירה למה שנשאר במלאי
4. לפצל את התקציב לשני פריטים - שני פריטים בינוניים נתפסים כמארז ולא כמתנה
5. לא לאמת את קובץ השמות - טעות איות בחריטה היא בלתי הפיכה
6. להזמין בדיוק לפי מספר העובדים - עובד חדש, פריט פגום או אורח מייצרים מחסור ביום החלוקה

סיכום

מתנות לחג לעובדים הן אחת ההוצאות היחידות בארגון שהתשואה עליהן נמדדת ברגש ולא במספר, ודווקא בגלל זה קל כל כך לבזבז אותן. מארז שנגמר עד סוף השבוע עלה בדיוק כמו ארנק עור עם שם חרוט שנשאר בכיס שלוש שנים, וההבדל בין השניים נקבע בשלב הבחירה ולא בשלב התקציב.

הכלל המעשי שמסכם את כל המדריך: פריט אחד, לא מתכלה, עם שם העובד עליו ולא עם לוגו החברה, מוזמן מוקדם מספיק כדי לבחור מהמלאי המלא. מיכאל'ס, שמפעילה ארבעה סניפים ומבצעת חריטה במקום, בנויה סביב הסוג הזה של הזמנות - וארגון שרוצה לבדוק זמינות בכמות מסוימת או לתאם לוח זמנים לפני עונת החגים יכול לשלוח פנייה עם מספר היחידות והתאריך.

עובד שמקבל מארז גנרי מבין שהיה סעיף תקציבי. עובד שמקבל פריט עם השם שלו עליו מבין שמישהו הכין רשימה ובדק את האיות שלו, וזה בדיוק ההבדל שההוצאה הזו אמורה לקנות.

שאלות ותשובות